Allgemeines

Diese Teilnahmebedingungen gelten für das Landeslager 2024 des Bund der Pfadfinderinnen und Pfadfinder Landesverband Baden-Württemberg e.V. vom 26.07.24 bis 04.08.24 auf dem Stöcklewald-Zeltplatz bei St. Georgen. Das Landeslager richtet sich an alle BdP-Stämme in Baden-Württemberg und deren Stammesmitglieder.

Preise und Leistungen

Der Landesbeitrag für das Landeslager 2024 beträgt 160 Euro. Hierbei enthalten sind die Fahrtkosten an den Anreise- und Abreisetagen mit dem öffentlichen Personennahverkehr aus Baden-Württemberg, die Kosten für den Zeltplatz (Infrastruktur und Übernachtung), ein Basisbeitrag für die Verpflegung über den Zentraleinkauf (4€ pro Person und Tag), Programmkosten, ein Solidarbeitrag zum zentralen Materialtransport sowie ein Lagershirt und Lagerabzeichen.

Darüber hinaus können im Laufe des Lagers Mehrkosten entstehen, die im Landesbeitrag nicht enthalten sind und nachträglich den Stämmen in Rechnung gestellt werden. Darunter fallen beispielsweise Kosten für die Nutzung des zentralen Materialtransportes, vor Ort bezogene Gasfüllungen, Verpflegungskosten oberhalb des einkalkulierten Basisbeitrags und Versicherung von Nicht-Mitgliedern.

Weitergehende Aktivitäten die zusätzliche Kosten verursachen (bspw. Stammestag) sind nicht Teil des Landesbeitrag und sind von den Stämmen individuell zu kalkulieren.

Entsprechend kann der Stamm für diese Mehrkosten einen zusätzlichen Stammesbeitrag erheben, der in der Stammesausschreibung spezifiziert wird.

Eine verfrühte Abreise für Wölflinge und deren Gruppenleiter:innen nach 5 Tagen ist möglich. Entsprechend reduziert sich der Landesbeitrag auf 90 Euro. Eine verfrühte Abreise ist in der Anmeldung zu vermerken. Eine Teilnahme an Einzeltagen ist zu einem Tagessatz von 17,00€ ohne Fahrtkostenerstattung und ohne Basisbeitrag zur Verpflegung möglich.

Für Kinder unter 6 Jahren, die mit ihren Personensorgeberechtigten teilnehmen, wird kein Lagerbeitrag auf Landesebene fällig. Kinder, die ohne Personensorgeberechtigten am Lager teilnehmen, zahlen regulär den Landesbeitrag.

Ein ermäßigter Landesbeitrag (gefördert durch den LV) von 110 EUR kann formlos durch die Stämme bei der Lagerleitung beantragt werden Es ist eine kurze Begründung anzufügen. Es besteht kein Rechtsanspruch auf Ermäßigung.

Die Betreuung der zentral koordinierten An-/Abreise per öffentlichem Personennahverkehr zum Lagerplatz, die Unterbringung in Zelten sowie die Verpflegung der Teilnehmenden wird von den Stämmen übernommen.

Anmeldeprozess

Die Anmeldung erfolgt in zwei Teilen. Zum einen erfolgt eine Stammesanmeldung, in welcher der Stamm die Eckdaten (z.B.: Stammesverantwortliche, Teilnahme am Materialtransport) sowie die Basis-Informationen der Teilnehmenden (z.B. Name und Geburtsdatum) an den Landesverband übermittelt.

Zum anderen sind die Stämme verantwortlich eine entsprechende Anmeldung für ihre Stammesmitglieder durchzuführen. Diese schriftliche Anmeldung umfasst im Falle minderjähriger Teilnehmenden die Einverständniserklärung der Personensorgeberechtigten zur Teilnahme sowie das Akzeptieren der hier formulierten Teilnahmebedingungen. Hierfür wird ein Muster bereitgestellt. Eine Teilnahme ist grundsätzlich über die Stammesanmeldung vorgesehen. Nach Anmeldeschluss wird dem Stamm eine Übersicht über die Anzahl der angemeldeten Personen und weiteren Eckdaten übermittelt. Diese muss bestätigt an den Veranstalter zurückgesendet werden.

Eine verspätete Anmeldung nach Anmeldeschluss erhöht den Landesbeitrag zum Landeslager um 20,00€ und ist bis spätestens 01.07.2024 möglich.

Rechnungsstellung

Nach Anmeldeschluss wird auf Basis der bestätigten Anmeldezahlen eine Vorabrechnung an den Stamm übermittelt. Hierbei werden 70% des Landesbeitrags eingefordert. Die Stämme sind verantwortlich, diesen Beitrag bis zum auf der Rechnung angegebenen Datum auf das Konto des Landesverbands zu überweisen.

Nach Abschluss des Landeslagers wird eine Schlussrechnung an die Stämme ausgestellt. Diese beinhaltet den restlichen Landesbeitrag, Nachmeldegebühren und mögliche weitere Kosten (Tagesgäste, Materialtransport, Gasflaschen, Mehrausgaben im Zentraleinkauf über den Basisbetrag). Die weiteren Kosten werden in den regelmäßigen Stammesinformationsbriefen veröffentlicht.

Der Einzug des Landesbeitrags und eines möglichen, zusätzlichen Stammesbeitrags von den einzelnen Teilnehmenden wird vom Stamm verantwortet.

Rücktritt/Erstattung Beitrag:

Eine Abmeldung vom Landeslager muss schriftlich bei der Landesgeschäftsstelle oder per Mail bei anmeldung-lala@bdp-bawue.de eingehen. Bei Minderjährigen muss der Rücktritt von einer/einem Personensorgeberechtigten erklärt werden. Auf dem Lagerplatz werden Änderungen bezüglich abweichender Angaben von der Anmeldung beim Check-in entgegengenommen.

Bei einer Abmeldung vor Lagerbeginn (26.07.2024) wird der Landesbeitrag wie folgt zurückerstattet:

• Bis zum Anmeldeschluss (25.04.2024) wird der gesamte Landesbeitrag zurückerstattet.
• Bei Absage nach Anmeldeschluss bis zum 16.06.2024 werden 75% des Landesbeitrags zurückerstattet.
• Bei Absage zwischen dem 16.06.2024 und 26.07.24 werden 30% des Landesbeitrags zurückerstattet.
• Eine Ersatzperson kann immer, aber nur innerhalb des gleichen Stammes, gefunden werden. Der Austausch ist kostenfrei. Die geänderten Daten sind unverzüglich und mit Hilfe der korrigierten Teilnehmerliste des Stammes an o.g. Mailadresse zu melden.

Wenn nicht anders spezifiziert, gelten obige Bedingungen ebenfalls für den Stammesbeitrag.

Rückerstattete Beiträge werden in Euro entrichtet. Bei Überweisungen ins Ausland müssen Transaktionskosten vom Stamm getragen werden. 

Teilnehmende, die unplanmäßig vor Lagerende abreisen (z.B. wegen Krankheit, Platzverweis), bekommen den Beitrag nicht zurückerstattet, auch nicht anteilig.

Eine Rückerstattung wird im Falle eines Lagerabbruchs aufgrund höherer Gewalt oder aufgrund anderer nicht in der Verantwortung des Veranstalters liegenden Ereignissen ausgeschlossen.

Absage des Landeslagers im Vorhinein

Ist die Durchführung des Landeslagers aufgrund höherer Gewalt, staatlicher Anordnung oder aus wichtigem Grund (z. B. aus finanziellen Gründen oder aufgrund zu geringer Teilnehmendenzahl) nicht möglich, werden die Teilnehmenden bzw. deren Personensorgeberechtigten (über die jeweiligen Stammesverantwortlichen) umgehend informiert. Der Landesbeitrag und wenn nicht anders spezifiziert auch der Stammesbeitrag wird in diesem Fall erstattet. Darüberhinausgehende Ansprüche sind ausgeschlossen, es sei denn, solche Kosten entstehen aufgrund grob fahrlässigen Verhaltens des Veranstalters.

Aufsichtspflicht und Kinderschutz

Die Aufsichtspflicht liegt bei der Gruppenleitung der angemeldeten Gruppe (in der Regel dem Stamm).

Der Veranstalter handelt verantwortlich im Rahmen des Bundeskinderschutzgesetzes. Die teilnehmenden Stämme stellen sicher, dass für alle am Lager teilnehmenden Stammesmitglieder, welche älter als 16 Jahre sind, ein aktuelles erweitertes polizeiliches Führungszeugnis (nicht älter als fünf Jahre) eingesehen wurde. Entsprechend des Schutzkonzeptes behalten wir uns vor, die erfolgreiche Einsichtnahme stichprobenartig zu überprüfen. Fehlende Einsichtnahme kann ein Ausschlussgrund der betreffenden Person vom Landeslager sein.

Lagerregeln, Mitbringen von Tieren und verbotene Gegenstände

Die Lagerregeln werden zu Beginn des Lagers und im Lagerheft veröffentlicht. Sie umfassen die Werte der Pfadfinder*innen, die Regeln des Jugendschutzgesetzes sowie die ergänzenden Lagerregeln. Die Einhaltung ist Voraussetzung für die Teilnahme am Lager. Jede teilnehmende Person erklärt mit ihrer Teilnahme, dass sie diese Lagerregeln als verbindlich akzeptiert.

Bei Zuwiderhandlung kann die Lagerleitung einen Platzverweis aussprechen und die teilnehmende Person auf eigene Kosten nach Hause schicken. Ggf. muss die teilnehmende Person auf eigene Kosten abgeholt werden. Ebenfalls kann ein Platzverweis ausgesprochen werden, wenn der/die Teilnehmende die Durchführung des Landeslagers ungeachtet einer Abmahnung der Lagerleitung so nachhaltig stört, dass eine schadensfreie Durchführung oder die Wahrung der Aufsichtspflicht der Stammesverantwortlichen gegenüber den Teilnehmenden nicht mehr gewährleistet werden kann.

Das Mitbringen von Tieren (bspw. Hunden) ist nur mit ausdrücklicher Genehmigung der Lagerleitung zulässig. Die Genehmigung muss bis spätestens eine Woche vor Beginn des Landeslagers bei der Lagerleitung formlos beantragt werden.

Das Mitbringen von Waffen, hochprozentigem Alkohol (Schnaps etc.) und Drogen und deren Konsum ist untersagt. Es gilt das Jugendschutzgesetz. Bei Zuwiderhandlung kann ein Platzverweis ausgesprochen und/oder Anzeige erstattet werden.

Foto- und Videoaufnahmen

Es werden Foto- und Videoaufnahmen im Rahmen des Landeslagers angefertigt und für die Öffentlichkeitsarbeit des BdP e.V., BdP Landesverband BaWü e.V. und seiner Untergliederungen verwendet (Berechtigtes Interesse nach DSGVO Artikel 6 Abs. 1). Einzelne Personen werden nur aufgenommen, insofern eine Einverständniserklärung vorliegt. Hierfür muss im Vorfeld die, bei der Anmeldung ausgegebene, Einverständniserklärung ausgefüllt und abgegeben werden.

Datenschutz

Der Veranstalter versichert die vertrauliche Behandlung der Daten der Anmeldenden und der Teilnehmenden gemäß den gesetzlichen Bestimmungen sowie die Löschung der Daten, sofern diese nicht mehr für die Abwicklung des Landeslagers erforderlich sind. Er erteilt dem Anmeldenden auf Anfrage Auskunft, welche seiner Daten bei ihm gespeichert sind. Die Verwendung von Daten zu Werbezwecke oder die Weitergabe von Daten an Dritte ohne Einwilligung des Anmeldenden ist ausgeschlossen außer an Unternehmen und Personen, die mit der Erbringung von Leistungen im Rahmen des Landeslagers beauftragt sind.

Die Datenschutzerklärung des BdP e.V. (siehe Mitgliederanmeldung) bleiben davon unberührt.

Versicherungen

Für die Teilnehmenden besteht während der Dauer des Landeslagers eine Unfall- und eine Haftpflichtversicherung über die Mitgliedschaft im BdP e.V. Letztere tritt jedoch nur bei Schäden gegenüber Dritten ein, nicht bei Schäden, die sich die Teilnehmenden untereinander zufügen und gilt nur subsidiär zu anderen bestehenden Versicherungen. Kein Versicherungsschutz besteht bei Ansprüchen aus dem Verlust oder Abhandenkommen von Sachen aller Art. Der Veranstalter empfiehlt ggf. den Abschluss eigener zusätzlicher Versicherungen (Reiserücktrittskosten, Reisegepäck, Haftpflicht, Auslandskrankenschutz etc.), um die mit der Anmeldung/Teilnahme am Landeslager verbundenen Risiken zu mindern.

Es wird keine Haftung für mitgebrachte Gegenstände übernommen, insbesondere nicht für elektronische Geräte (Smartphone, Kamera, Fotoapparat etc.).

Für Teilnehmende, die am 15.06.2024 nicht Mitglied im BdP e.V. sind, wird für die Zeit des Landeslagers eine für das Landeslager gesonderte Unfall-. und Haftpflichtversicherung abgeschlossen, die dem Stamm in Rechnung gestellt wird.